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Software gestionale, ecco come trovare quello giusto

Gestionali aziendali: una guida semplice ed efficace per scegliere lo strumento ideale per ottimizzare il tuo business.

Software gestionale: come trovare quello giusto

Un’attività di successo non può fare a meno di un gestionale aziendale, attraverso il quale tenere sotto controllo diversi aspetti della propria attività ed ottimizzare così il proprio lavoro.

I ritmi e le esigenze contemporanee, infatti, rendono ormai insufficiente l’utilizzo di Excel, così come l’utilizzo di software gestionali “di fortuna” dalle prestazioni generiche, che non possono adattarsi ad un contesto complesso e in crescita.

FUNZIONI DI UN SOFTWARE GESTIONALE

Per capire quale software gestionale scegliere, prima di tutto è fondamentale conoscere cosa è possibile fare con l’ausilio di un gestionale e come può migliorare il proprio business.

  • Fatturazione: ogni gestionale aziendale prevede la fatturazione, ma solo i migliori sono in grado di rendere i processi ancora più rapidi e precisi;
  • Contabilità: non si tratta soltanto di gestire le scadenze, ma di automatizzare tutti quei processi che iniziano dalle vendite e di agevolare lo sviluppo dei bilanci, il cash-flow, gli scadenzari, la contabilità analitica e così via. Si tratta di un fattore complesso, che richiede anche continui aggiornamenti, motivo per cui è necessario affidarsi ad un software gestionale piuttosto flessibile e sostenuto con aggiornamenti costanti.
  • Magazzino: anche se non riguarda tutte le attività, l’uso del magazzino è un aspetto importante da considerare per un’azienda che intende acquisire un software gestionale. Una gestione efficace del magazzino e di tutti i processi ad esso correlati, infatti, può fare la differenza rispetto alla concorrenza.
  • Mercati esteri: se un’azienda intende internazionalizzarsi, è fondamentale che il proprio software gestionale sia all’altezza e possa soddisfare ed adattarsi a tutte le esigenze, anche fiscali, dei mercati esteri. Gestionali cosiddetti “verticali” non permettono di affrontare necessità quali la gestione di valute o la differenza di contabilità delle altre nazioni.
  • Gestione degli ordini: uno degli aspetti più complessi, che coinvolge diversi reparti dell’azienda: offerte clienti e fornitori, listini, gestione agenti vanno gestite con attenzione e precisione, motivo per cui è necessario affidarsi ad un ottimo software gestionale.
  • Produzione: oggi, diversi gestionali possono affrontare delle tematiche relative alla produzione: dai documenti di produzione, allo sviluppo e al controllo di tutte le fasi, fino alla gestione terzisti e ad aree più complesse come il calcolo della redditività, il Kanban, l’avanzamento lavori e così via.

Un ottimo gestionale, inoltre, deve soddisfare altri aspetti più funzionali, che riguardano il management o l’area operativa dell’azienda.

Tali aspetti sono:

  • DMS (documentale), ovvero la gestione dei documenti aziendali, che aiuta ad assottigliare l’ingombrante cartaceo in favore di un’archiviazione più semplice ed organizzata;
  • BI (Business Intelligence), ovvero la raccolta di informazioni circa i diversi reparti aziendali, come quello commerciale, finanziario o di produzione.

Come fare a capire qual è la soluzione gestionale perfetta per il singolo caso? Andiamo ad analizzare gli elementi che possono guidarci alla scelta più appropriata:

AZIENDA NUOVA O GIÀ AVVIATA

Sia un’azienda ai suoi albori, sia un’azienda già pienamente avviata hanno bisogno di un software gestionale per diversi motivi.
Nel caso si stia parlando di un’azienda nuova, è importante valutare la scelta sulla base degli obiettivi che ci si aspetta di raggiungere in futuro. In qualità di libero professionista, la scelta non sarà complicata, ma in caso di azienda che preveda magazzino, produzione, gestione finanziaria e multiutenza, allora la decisione potrebbe essere più complicata.

Se invece si sta parlando di un’azienda già avviata, si ha già la consapevolezza di ciò di cui si ha bisogno, dunque la scelta del software sarà certamente più immediata. Anche in questo caso, tuttavia, è necessario porsi le giuste domande per una scelta che sia coerente con gli obiettivi e le prospettive aziendali future.

Ecco perché è importante, in entrambi i casi, evitare di adottare un software gestionale estremamente “verticale”, ovvero una soluzione ridotta, che rischia di non adattarsi ai futuri sviluppi dell’azienda. È preferibile, dunque, optare per software gestionali capaci di una certa flessibilità, per evitare di ritrovarsi, dopo pochi anni, nella necessità di dover cambiare un software non sufficientemente aggiornato.

TENERE CONTO DELLA DIFFUSIONE

Un fattore utile alla selezione di un ottimo gestionale aziendale può essere la diffusione.
Software gestionali poco diffusi, in genere, lo sono per ragioni ben intuibili. Fortunatamente, i gestionali realmente diffusi in modo capillare in Italia sono pochi, dunque risulta più facile effettuare una cernita e individuare la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

ESIGENZE AZIENDALI

Il prossimo passo è senza dubbio l’analisi delle proprie esigenze aziendali. Sembra banale, ma si tratta di una tappa imprescindibile per la scelta di un software gestionale che sappia realmente portare l’ottimizzazione del lavoro aziendale su un nuovo livello.
La tipologia di attività svolta e le esigenze operative specifiche in relazione alle dimensioni e alla natura dell’attività sono un punto di partenza ideale. Per semplificare tale passaggio, può essere utile ricorrere ad uno schema in cui abbinare le aree coinvolte (come ad esempio Magazzino o Pagamenti) ai bisogni essenziali cui bisogna rispondere (e-commerce, spedizioni, solleciti e così via). Una volta effettuata un’accurata analisi delle esigenze aziendali, sarà possibile passare all’individuazione di software gestionali ideali.
Ovviamente, bisogna tener presente che un buon gestionale non è quello che più si avvicina all’attuale metodo di gestione, bensì quello capace di fornire un metodo che, una volta assimilato, offra immediati benefici.

FATTURAZIONE ELETTRONICA

Dal 1° gennaio, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso a tutti i rapporti commerciali B2B e tra tutti i soggetti privati.
Tale obbligo porta alla necessità di un software gestionale che consenta una gestione agile ed efficace dell’intero ciclo necessario. Per scoprire se un software può agevolare i processi relativi alla fatturazione elettronica, basta accertarsi che offra almeno queste funzionalità:

  • Emissione agevole della fattura elettronica come file .xml nel formato definito dall’Agenzia delle Entrate;
  • Applicazione della firma digitale;
  • Invio della fattura al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con celerità eventuali problemi;
  • Conservazione sostitutiva della fattura per i 10 anni previsti per legge;
  • Ricezione e messa in conservazione sostitutiva (10 anni) delle fatture fornitori.

FORNITORE DEL SOFTWARE GESTIONALE

Parte del processo di selezione è senza dubbio la valutazione del fornitore del software gestionale.
Esperienza, solidità e competenza di chi fornisce il software significa rappresentano una vera e propria garanzia di qualità e di supporto costante e continuativo al software, con aggiornamenti rapidi e puntuali.
Gli elementi di maggior interesse che è utile esaminare nella valutazione del fornitore sono dunque:

  • Esperienza: poiché il confronto costante con clienti e realtà differenti porta ad una migliore capacità di trovare soluzioni alle complessità gestionali;
  • Solidità: è fondamentale che il fornitore sia in grado di mantenere aggiornato il software, e per farlo è necessario che garantisca una certa stabilità;
  • Affidabilità: trasparenza, continuità e reattività rispetto alle novità sono tutti indice di un fornitore su cui fare affidamento;

PREZZO DEL SOFTWARE GESTIONALE

Anche il prezzo rappresenta un elemento su cui è utile soffermarci per fare la scelta giusta.
Ciò non vuol dire scegliere il proprio software gestionale unicamente in base al prezzo, bensì soppesare l’offerta e valutarla in rapporto alle esigenze del proprio business ed alle funzionalità garantite dal software in esame.
In prima istanza, bisogna valutare le modalità di acquisto e fornitura.
In genere, i software installabili prevedono una licenza + canone periodico, mentre i software cloud optano spesso per un semplice canone. Soluzioni più avanzate, invece, offrono un pacchetto con consulenza ed installazione, licenza e canone periodico, e nel caso degli ERP più complessi possono essere aggiunti anche interventi e formazione.

Ricordiamo inoltre che alcune soluzioni gestionali su misura prevedono anche dei costi una tantum per interventi di supporto specifici e che non sempre gli aggiornamenti del software sono compresi nel canone annuo richiesto.
Insomma, è bene informarsi con attenzione non soltanto sul costo del pacchetto, ma anche sulle eventuali spese aggiuntive per servizi ed aggiornamenti futuri.

PROVA DEL SOFTWARE GESTIONALE

Prima dell’acquisto definitivo, è sempre prevista una prova gratuita del software gestionale che si sta valutando, per permettere all’acquirente di farsi un’idea chiara di come la soluzione sia strutturata.
Per affrontare la prova gratuita nella maniera più esaustiva possibile, è possibile seguire quattro passi fondamentali:

  • Capire quali sono le operazioni quotidiane che si andranno a svolgere con l’ausilio del software;
  • Assicurarsi di inserire i dati necessari per una simulazione significativa;
  • Test di tutte le funzioni che interessano il proprio business;
  • Valutazione delle funzionalità aggiuntive.

La prova gratuita permette anche di comprendere se il software in test abbia un’interfaccia sufficientemente intuitiva ed un buon livello di automazione, che aiuti a velocizzare le operazioni quali fatturazione e movimentazione del magazzino.

ASSISTENZA E SUPPORTO AL SOFTWARE GESTIONALE

L’assistenza ed il supporto al gestionale rappresentano una fase altrettanto importante nella scelta del software.
In questa fase, bisogna analizzare con attenzione manuali, guide operative e supporti alla formazione, per accertarsi che siano davvero esaustivi, nonché il servizio di assistenza, per avere la certezza di un supporto esperto e disponibile da contattare in caso di necessità.

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In un mercato sempre più competitivo, fare la scelta giusta è importante, e spesso comporta anche dotarsi degli strumenti giusti per gestire la propria azienda al meglio.
Noi di Logika Software abbiamo un’esperienza di oltre 30 anni in questo settore e siamo in grado di offrirti la soluzione gestionale più adatta alla tua azienda: Mago4 – il gestionale di casa Zucchetti – è un software altamente flessibile, che permette di gestire in modo ottimale tutti i processi, dalla contabilità alla fatturazione elettronica, dalla produzione al magazzino.
Affidandoti a Logika Software avrai il supporto di un team di esperti che sapranno fornirti la soluzione migliore, e di un team di tecnici a tua disposizione in caso di necessità.

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