Gestione delle scorte di magazzino: una piccola guida

La quantità delle scorte necessarie è uno dei problemi fondamentali nell’ambito della gestione delle merci. Ogni professionista di questo settore si è almeno una volta posto la domanda di quale sia la quantità ideale di scorte da conservare, senza però riuscire a trovare una soluzione che risultasse adatta ad ogni circostanza.

Le aziende, infatti, genericamente decidono la quantità di merce da conservare come scorta in maniera soggettiva, dunque basandosi sulla propria situazione e sul proprio intuito. Nel peggiore dei casi, si cerca di conteggiare le quantità necessarie “a occhio”, rischiando però di commettere errori che possono portare a conseguenze indesiderate.

È importante valutare con il giusto grado di serietà il problema della quantità di scorte, poiché è alla base di una buona gestione del magazzino, dunque di un risultato sempre ottimizzato e professionale.

Gestione delle scorte, i fattori più importanti

Nell’ambito della gestione delle scorte, vi sono dei punti fondamentali da tenere in considerazione. Tra questi, vanno annoverati:

• Le caratteristiche dell’articolo;
• La domanda inerente allo stesso articolo ed il suo valore futuro;
• Le opportunità di rifornimento ed i relativi tempi di consegna.

Tali aspetti, molto spesso, tendono ad essere sottovalutati quando si tratta di gestire le merci di scorta. Dall’altra parte, vi può essere anche l’errore di effettuare un enorme ordine, con l’obiettivo di ottenere una fornitura a lungo termine, senza però mettere in conto fattori determinanti, tra cui i costi connessi alla gestione delle scorte.

Costi di gestione delle scorte

I costi di gestione comprendono una serie di spese:

• Costi di acquisto o di produzione: vale a dire la cifra che si paga al fornitore o relativo al costo di produzione di una data merce.
• Costi di ordinazione: ovvero i costi che si devono sostenere per l’emissione dell’ordine e che comprende anche le attività di ricezione, controllo e stoccaggio della merce.
• Costi di conservazione: sono i costi che l’azienda deve sostenere per conservare la merce in magazzino. La merce infatti, occupa spazio e, nella maggior parte dei casi, richiede un certo grado di manutenzione.
• Costo di invecchiamento: ovvero il costo relativo al deperimento materiale delle merci che sono conservate per lungo tempo in magazzino. Tale costo può essere espresso sia come percentuale annua del valore della merce al magazzino, sia in euro per unità di merce rimasta in magazzino a fine anno.
• Costo di penuria: si tratta del costo legato all’impossibilità di evadere la domanda in tempi utili, a causa dell’assenza della merce. Se infatti il cliente non è disposto ad attendere, l’azienda ha una perdita che viene registrata come mancato guadagno.

Anche se gli obiettivi di un’azienda possono essere diversi, quello principale si riduce generalmente ad ottimizzare il profitto. Per fare ciò, è fondamentale avere tutta una serie di informazioni utili che consentano una gestione attenta ed equilibrata delle scorte.

Informazioni per gestione delle scorte: le entrate

Per quanto riguarda le informazioni circa le entrate, è importante in primo luogo conoscere i fornitori e le loro abitudini: puntualità, velocità di consegna, capacità di rispondere ad urgenze e a richieste eccezionali. Si può scegliere diversi fornitori, e quindi avere maggiori alternative di approvvigionamento, oppure sceglierne pochi e fissare degli accordi di partnership che garantiscano l’efficienza del rifornimento.
In secondo luogo, è importante essere informati sul prezzo della merce, in quanto fattore che impatta direttamente sull’investimento dell’azienda. L’eventualità che tale prezzo possa variare può infatti condizionare le pianificazioni di approvvigionamento o di produzione.
Altro aspetto importante sono i lotti prefissati dai fornitori e dai sistemi produttivi, vale a dire tetti minimi al di sotto dei quali non è possibile produrre o acquistare una determinata merce. È facile intuire come questo fattore impatti in maniera determinante sulla quantità di scorte che l’azienda conserva maggiormente.
In ultima analisi, vanno considerate le condizioni di pagamento ai fornitori. Infatti, finché la merce non viene pagata, l’immobilizzo di capitale non sussiste e ciò va ad influenzare i costi di conservazione.

Informazioni per gestione delle scorte: le uscite

Per quanto riguarda le informazioni utili circa le uscite, la prima cosa da conoscere in modo approfondito è proprio il cliente. Bisogna infatti comprendere le abitudini di acquirenti presenti e futuri, quindi la loro attenzione al servizio, le loro priorità e la loro tolleranza circa ritardi o eventuali rotture di stock. L’assunto di base è che non è possibile soddisfare una domanda se non la si conosce approfonditamente.
A rischio di scadere nel banale, è utile ricordare che vi sono prodotti che non possono essere conservati a lungo, mentre altri possono avere durata illimitata. Ogni gestore deve conoscere bene la merce in scorta, non sono in merito ai costi di conservazione ma anche in merito al rischio di deperibilità od obsolescenza.
Un consiglio sempre utile è quello di fare delle previsioni sulla base dell’esperienza accumulata nel tempo, al fine di migliorare sempre di più la capacità di gestione delle scorte.

Informazioni per gestione delle scorte: i limiti

Ogni azienda ha necessariamente dei limiti oltre i quali non è possibile andare.
Uno dei limiti più importanti nel caso della gestione delle scorte è proprio lo spazio. Lo spazio in magazzino influenza necessariamente la gestione delle scorte: se un magazzino grande comporta il rischio di grandi lotti difficili da gestire, d’altra parte un magazzino piccolo costringe a rifornimenti ben organizzati ma molto frequenti. Un consiglio utile è quello di affidarsi a tecnologie automatiche verticali per gestire al meglio i propri spazi.
Altro limite può essere rappresentato dalle risorse interne per la gestione. In questi casi, un ottimo investimento produce sicuramente maggiori risultati.
Qui giungiamo all’ultimo e forse più importante vincolo, che è quello finanziario. Le aziende più ricche sono quelle che possono permettersi il meglio in ambito logistico. Alle aziende meno fortunate non resta che affidare la produzione ad una gestione più classica ma più attenta e funzionale possibile.