Gestione del magazzino, tutto ciò che c’è da sapere

Ogni azienda conosce l’importanza di un’ottima gestione del magazzino. Si tratta infatti di un aspetto determinante per il successo di ogni impresa, poiché una gestione approssimativa o non corretta potrebbe portare a significative perdite di tempo e di denaro. Un gestione del magazzino ottimale, a differenza di quanto si possa pensare, non riguarda soltanto la mera amministrazione dei flussi dei prodotti in entrata e in uscita o la gestione degli spazi di stoccaggio, ma comprende anche molti altri aspetti, quali l’esecuzione dei lavori di manutenzione e la formazione dello staff. La complessità di tale meccanismo varia a seconda delle dimensioni dell’impresa e della quantità di prodotti o servizi offerti, ma è innegabile che una gestione ben controllata può fare la differenza ad ogni livello.

Per una gestione del magazzino funzionale ed ottimizzata è importante valutare diversi aspetti chiave: i documenti di gestione, il personale specializzato, la sicurezza degli ambienti e la logistica.

I DOCUMENTI DI GESTIONE

Nonostante si tratti probabilmente della fase più tediosa, la cura dei documenti di gestione è importante non soltanto per fini fiscali, ma anche una preziosa fonte di informazioni da impiegare per migliorare la gestione del magazzino.

Di seguito, i documenti basilari di cui bisogna occuparsi per gestirlo in modo ottimale:

1. Documenti di trasporto o DDT – documenti obbligatori previsti dalla Legge per il trasporto delle merci. È importante ricordare che, nel caso di cessione di beni, tale documento deve essere accompagnato da una fattura redatta entro il 15 del mese successivo a quello della consegna effettiva. Nel caso si abbiano vari DDT per un unico cliente, allora è possibile allegare un’unica fattura riepilogativa.
2. Fattura di acquisto e vendita – importanti non solo dal punto di vista fiscale, ma anche per i conteggi e le operazioni di carico e scarico dei beni in magazzino.
3. Inventario – un documento che aiuta ad aggiornare costantemente le scorte in magazzino.
4. Ordini – documenti che è importante gestire in modo oculato ed ottimale, per non rischiare fatali disservizi al cliente.

La gestione di questi documenti non permette soltanto di essere in regola, ma può aiutare ad organizzare in modo ottimale il magazzino, tenendo sotto controllo la merce e coordinando ogni attività perché le operazioni procedano senza intoppi. È importante, inoltre, imparare a prevedere i limiti di scorta minimi raggiunti, per evitare di restare senza scorte e tenere un inventario con scadenze fisse e frequenti.

Un consiglio utile, infine, è quello di utilizzare un software per la gestione del magazzino, una scelta che può semplificare di molto le operazioni, limitando al tempo stesso eventuali errori umani.

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L’IMPORTANZA DI UN PERSONALE SPECIALIZZATO

Come in ogni aspetto di un’impresa, è l’attività delle persone che vi operano a fare la differenza. È importante, perciò, scegliere uno staff qualificato per gestire il magazzino al meglio.
Lavorare in un magazzino, infatti, richiede delle capacità specifiche,  tecniche e relazionali, dunque è fondamentale porre attenzione ai processi di selezione, per avere uno staff dotato delle competenze e delle esperienze necessarie.

È utile, inoltre, valutare periodicamente l’operato dello staff, cercando però di non esagerare, per evitare che il personale si senta sotto pressione e sia quindi portato a sbagliare con più facilità.

SICUREZZA DEGLI AMBIENTI

Per garantire la continuità e la qualità del lavoro, bisogna assicurarsi che l’ambiente di lavoro sia salubre e sicuro, in modo da incentivare le operazioni e diminuire considerevolmente il rischio di infortuni.
Oltre a mantenere l’ambiente di lavoro ordinato e le zone di transito sgombre, è obbligatorio implementare un corso per la sicurezza conforme alle necessità del caso specifico. Consigliati sono anche i corsi di formazione circa l’utilizzo delle attrezzature e dei mezzi di trasporto, per ridurre ulteriormente problemi legati alla sicurezza.

La regola generale è la prevenzione. Bisogna quindi:

• assicurarsi che tutti indossino le dovute protezioni e che siano ben visibili i regolamenti di sicurezza;
• pianificare la manutenzione e revisione periodica di veicoli ed attrezzature;
• effettuare dei test di verifica prima che uno strumento nuovo o riparato venga introdotto in magazzino.

LOGISTICA DI MAGAZZINO

Il vero elemento chiave per un’organizzazione ottimale del magazzino è la gestione fisica, informativa ed organizzativa del flusso dei prodotti, dalle fonti di approvvigionamento al cliente finale.

La fase dello stoccaggio è tra gli aspetti più importanti a cui prestare attenzione: è importante utilizzare solo le aree designate, avendo la cura di scegliere le zone più comode e funzionali per massimizzare l’efficienza delle operazioni. Utile è anche controllare gli imballaggi, per valutare eventuali danni e scoprire come garantire la stabilità delle merci.

È consigliabile coinvolgere i responsabili del magazzino, stimolandoli a comunicare nuove idee, possibili miglioramenti circa le attrezzature o la qualità del lavoro all’interno del magazzino: conoscere diversi punti di vista, infatti, permette di avere un’idea più completa della situazione e permette di migliorare notevolmente diversi aspetti delle operazioni.

Un altro aspetto fondamentale da considerare è il tasso di rotazione del magazzino. In genere, vi sono sempre articoli “ad alta rotazione”, ovvero che vengono comprati e venduti spesso, e articoli “a bassa rotazione”, che tendono a restare in magazzino per diverso tempo. Imparare a conoscere e a prevedere tale rotazione permette di organizzare intelligentemente il magazzino, posizionando nei pressi delle partenze i prodotti ad elevata rotazione e lasciando nei posti meno accessibili gli articoli con bassa rotazione.

Anche l’uso delle etichette può incrementare l’efficienza di un magazzino. Se si riesce a fare in modo che ogni prodotto sia etichettato con un codice a barre, si può rendere molto più fluida e corretta la gestione dei prodotti, che possono così essere identificati in modo rapido, preciso ed affidabile.

COME GESTIRE UN MAGAZZINO IN MODO EFFICACE

Oltre agli aspetti più tecnici, è importante ricordare che la gestione efficiente ed organizzata di un magazzino passa anche da tutta una serie di piccoli gesti di routine, spesso lasciati al caso ma che possono fare la differenza.

Il primo consiglio è quello di selezionare un responsabile, ovvero qualcuno a cui affidare la supervisione del magazzino, che sia in grado di rispondere con velocità e precisione a qualunque dubbio circa i vari aspetti della logistica e che sappia coordinare il lavoro del personale in modo efficiente.

Per evitare l’esaurimento delle scorte in magazzino, è utile stabilire dei punti di riordino dei vari prodotti, facendo attenzione ai tempi di evasione dell’ordine e mantenendo sempre disponibili le scorte di sicurezza, per sopperire ad eventuali aumenti della domanda o imprevisti.

Per poter tenere sotto controllo tutti i prodotti, indipendentemente dal loro tasso di rotazione, è utile classificare i prodotti in magazzino applicando l’analisi ABC, vale a dire un’analisi statistica basata sulla legge di Pareto che consente di suddividere i prodotti in tre categorie, in modo da valutarne il grado di importanza e la sua criticità dal punto di vista quantitativo ed economico.

In breve, gli articoli A sono i prodotti di importanza primaria, con alto valore di fatturato, che in genere costituisce il 20% degli articoli in magazzino;
gli articoli B sono quelli di importanza secondaria, che influiscono meno sul fatturato aziendale e costituisce circa il 35% degli articoli in magazzino;
gli articoli C sono infine i prodotti con minor valore di consumo annuo, e contano in genere circa il 45% degli articoli in magazzino.

Per ottimizzare la gestione del magazzino, non bisogna dimenticare i costi di ordinazione, di mantenimento e di deficit delle scorte.
Tra questi, i costi di mantenimento rappresentano la categoria più significativa, in quanto comprende i costi di gestione quotidiana del magazzino e delle scorte, che possono essere espliciti (ovvero i costi palesi, che possono essere identificati da una precisa uscita di cassa) o impliciti (cioè i costi nascosti, non identificabili in un movimento di cassa).
Per ottimizzare i costi di mantenimento, un consiglio utile è quello di imparare a prevedere quanto va venduto mese per mese, tenendo conto della propria esperienza personale e di fattori quali la stagionalità, i giorni del mese in cui si riscontra più movimento merci, i periodi di festività, e così via.

È possibile valutare il dropshopping, vale a dire la vendita di un prodotto al cliente senza che questo sia fisicamente presente nel magazzino, ma con una spedizione che va direttamente dal fornitore all’utente ultimo. In questo caso, il magazzino è completamente escluso dal processo di vendita ed il guadagno è ricavato dalla differenza tra il costo all’ingrosso e quello al dettaglio.
In caso di eccedenze in magazzino, che costituiscono senza dubbio un problema di gestione, si devono ricercare i motivi di tale eccedenza e porvi rimedio. Eventualmente, è possibile cercare di liberarsi delle eccedenze ricorrendo a delle campagne promozionali o a delle offerte speciali.

Rintracciare la merce è un fattore di importanza vitale per una gestione efficiente del tuo inventario. Per farlo, è possibile ricorrere a tre procedure:

• Inventario fisico, una procedura tediosa ma utile a riscontrare eventuali incongruenze, da effettuare una volta l’anno;
• Controlli a campione, ovvero selezionando un determinato articolo e controllandone lo stato. Si tratta di una procedura spesso usata per alleggerire il lavoro di inventario di fine anno;
• Inventario a rotazione: si tratta di una tecnica di gestione per cui una piccola quantità degli articoli in giacenza viene inventariata settimanalmente, registrando gli scostamenti e riconciliando la scorta fisica con quella contabile, alleggerendo così il lavoro di inventario di fine anno. Nel caso di tale procedura, è fondamentale disporre di codici a barre, per ridurre al minimo i tempi di esecuzione ed evitare il più possibile eventuali errori.

Una buona gestione non può prescindere dalla capacità di previsione della domanda dei beni. Per effettuare delle previsioni riducendo quanto possibile il margine di errore, si può ricorrere a diversi strumenti.

• Monitorare le tendenze di mercato.
• Confrontare le vendite dello stesso periodo dell’anno precedente;
• Controllare il tasso di crescita periodico;
• Pianificare promozioni e scontistiche;
• Considerare le vendite concluse con contratti e prenotazioni;
• Considerare i fattori di stagionalità e festività;

Chiaramente, non tutto è prevedibile, dunque è fondamentale delineare ed adottare un piano d’emergenza, capace di far fronte a situazioni impreviste o anomale. Per farlo, occorre identificare i diversi fattori di rischio e puntare a responsabilizzare i propri dipendenti, in modo da renderli preparati a gestire o meglio a prevenire diverse emergenze.

SCEGLIERE UN BUON SOFTWARE GESTIONALE

Con i ritmi e le esigenze moderne, gestire un magazzino e tutti gli aspetti di logistica, tracciabilità, inventario e così via senza un buon software gestionale risulta impensabile.
Grazie alla scelta di un ottimo strumento, che migliori la gestione agile ed accurata del magazzino, è possibile ridurre in maniera considerevole i tempi, i costi ed i margini d’errore, ottimizzando le operazioni.

Grazie alla notevole esperienza maturata da Logika Software in questo settore, siamo in grado di offrirti una consulenza specializzata e il miglior software per la gestione del magazzino.