Gestire il magazzino con Excel e la fatturazione con Word: perché è meglio evitare!

Quando si è titolari di una piccola attività, la gestione del magazzino e della fatturazione viene spesso effettuata con metodi semplici e a portata di mano. In genere, perciò, si tende ad optare per modelli predefiniti Excel e Word, reperibili con facilità e abbastanza semplici nella compilazione.

Gestire inventario e fatturazione con tali strumenti, però, può essere funzionale solo nel caso in cui l’attività in questione sia davvero piccola e le transazioni da gestire siano poche.

Solo in questo caso, infatti, si può avere un controllo più o meno adeguato sui dati della propria attività e dunque ci si può permettere di utilizzare questi sistemi certamente più veloci e ben conosciuti, ma che non aiutano nel caso di riduzione del margine di errore.

Se si parla di imprese e di professionisti a capo di attività con un volume di affari saldo e costante nel tempo, Excel e Word non possono più essere una valida opzione, e ti spieghiamo il perché.

Gestione magazzino Excel e Fatturazione con Word: i principali svantaggi.

Utilizzare documenti semplici e rapidi da compilare per la gestione quotidiana dell’inventario e della fatturazione è un’abitudine che rischia di essere dannosa per il proprio business. Ostinarsi ad utilizzare strumenti familiari ma obsoleti, rifiutando di aggiornarsi e di valutare opzioni più all’avanguardia ed efficaci per la gestione dell’attività porta inevitabilmente una serie di svantaggi che possono impattare in maniera decisiva sul risultato del proprio lavoro.

Ampio margine di errore

Compilare una fattura con i metodi tradizionali (Excel o Word) è facile, ma compilarne diverse ogni giorno senza commettere errori è invece molto più difficile di quanto si pensi.
In ogni attività, piccola o grande che sia, c’è sempre poco tempo da perdere, e spesso la necessità di seguire diverse cose contemporaneamente porta ad errori comuni e innocenti, ma che perpetrati nel tempo contribuiscono ad intaccare la reputazione e la serietà di un’azienda o di un professionista.
Un errore in fattura può sembrare un piccolo inconveniente, ma porta via moltissimo tempo, tra correzioni, note di credito e verifiche successive. Vale davvero la pena rischiare o forse è più conveniente affidarsi ad un software capace di numerare e datare in automatico le tue fatture?

Rischio perdita di dati

L’organizzazione e la conservazione di dati e documenti non è il lavoro primario di un imprenditore, ma è uno degli aspetti più importanti in ogni attività che si rispetti. Non avere il controllo sulla propria documentazione contabile pone il rischio di perdita dei dati, fatto non trascurabile che può portare a situazioni davvero imbarazzanti e decisamente poco professionali.
Avere delle difficoltà è normale, ed è per questo che esistono strumenti appositi, in grado di arginare il problema e di semplificare il lavoro di contabilità, specialmente quando non si ha tempo e concentrazione sufficienti per organizzare tutto al meglio.

Report falsati e incompleti

Come già detto, l’approccio offerto dai fogli di calcolo Excel è molto semplice, ma di sicuro non è funzionale quando si tratta di dati che devono essere costantemente strutturati, formattati ed aggiornati.
In questo caso, è senza dubbio preferibile affidarsi ad un software gestionale, che offre l’opportunità di incrociare ed aggiornare in automatico tutti i dati.
Anche nel caso in cui vi siano errori da correggere, basterà rettificare una sola volta perché il sistema aggiorni autonomamente tutti gli altri campi con i dati corretti.

Incassi lenti

Avere una buona liquidità è un fattore fondamentale per aziende e piccoli imprenditori, ma per ottenerla occorrono anche gli strumenti giusti.
Se si gestisce la fatturazione con Word, rispettare le scadenze e dunque avere un flusso di cassa costante, diventa davvero impegnativo. Infatti, una volta inviata la fattura al cliente, questo dovrà inoltrarla all’amministrazione per l’approvazione, e spesso questi processi risultano lenti e macchinosi. Oltre ciò, si corre anche il rischio che la fattura non arrivi in tempo per il “giro di pagamenti” e venga quindi spostata nei pagamenti per il mese successivo: un’eventualità non vantaggiosa per il conto aziendale.
Gestire la fatturazione attraverso un software gestionale, invece, permette di avere a disposizione uno scadenzario preciso, attraverso cui organizzare in modo ordinato e pianificato la fatturazione, migliorando così anche la propria liquidità aziendale.

Tempo tolto al tuo lavoro

Gestire le fatture è impegnativo, e chi si ostina a farlo manualmente e senza il supporto di un software adeguato deve probabilmente sacrificare il poco tempo libero a disposizione, una volta ultimato il lavoro vero e proprio.
Perché buttare via il tuo tempo per gestire in modo poco professionale contabilità e fatturazione, quando puoi farlo in modo veloce, automatizzato e con il minimo rischio di errore?
Adottare un software per la fatturazione permette di concentrarsi maggiormente sul proprio lavoro, di inviare le fatture in orari consoni, con la possibilità di un feedback immediato, e di essere sempre puntuali e precisi, a vantaggio della propria reputazione.

Utilizzare Excel e Word per la gestione del Magazzino e per la fatturazione non è più una buona idea.
Ottimizza la gestione del tuo lavoro e migliora la tua reputazione ed i tuoi incassi adottando un software gestionale come Mago4!