Come fare un inventario di magazzino

Dopo aver visto in un precedente articolo come gestire in modo efficace il magazzino, analizziamo una delle principali attività con cui ogni impresa deve confrontarsi in sede di chiusura d’esercizio: l’inventario di magazzino. Questa pratica prevede, in particolare, la valutazione delle rimanenze di magazzino, vale a dire tutti i prodotti destinati alla vendita che alla fine dell’esercizio sono ancora in giacenza.

Per redigere il bilancio finale dell’esercizio di un’impresa, infatti, è necessario rilevare le quantità fisiche dei beni in giacenza da valorizzare: di fatto, secondo l’art. 2426, numero 9 del c.c., è previsto che le rimanenze di magazzino siano valutate in bilancio al minore tra il costo d’acquisto o produzione ed il valore di realizzazione deducibile dal mercato.

Fare l’inventario di magazzino non è semplice, sia che si tratti di una piccola media impresa, sia che si tratti di realtà più articolari e complesse.
Si tratta inoltre di una pratica che non solo risulta tediosa, ma che rischia di rubare tempo e risorse, che potrebbero essere sfruttate per attività più proficue per il proprio business.

FARE UN INVENTARIO DI MAGAZZINO, UNA PRATICA IRRINUNCIABILE

Fare a meno dell’inventario di magazzino, purtroppo, è impossibile: avere sotto controllo le giacenze al termine di un dato periodo permette di evitare problemi con produzione e riordini. Ciò vale soprattutto per chi gestisce un e-commerce online, per cui l’inventario risulta indispensabile per ridurre le differenze tra giacenze fisiche e contabili.

Non dimentichiamo, inoltre, che la tenuta della contabilità di magazzino risulta obbligatoria in alcuni casi.

Ai sensi dell’art. 14 co. 1 lett. d) del D.p.r. 600/1973 e dell’art. 1 del D.p.r. 695/1996, infatti, sono obbligati alla tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino:

– le società di capitali;
– gli enti pubblici e privati commerciali;
– gli enti non commerciali, limitatamente all’attività commerciale;
– le società di persone ed i soggetti ad esse equiparate in contabilità ordinaria;
– le persone fisiche esercenti attività d’impresa in contabilità ordinaria;
– i soggetti non residenti, limitatamente alle attività commerciali esercitate in Italia mediante stabili organizzazioni;

Tali categorie, per essere tenute all’obbligo, devono superare determinati valori di ricavi e rimanenze. Nello specifico, nei casi in cui:

– i ricavi siano superiori ad € 5.164.568,99;
– le rimanenze siano superiori ad € 1.032.913,80.

Se entrambi i limiti sono stati superati nel corso di due esercizi consecutivi, l’azienda ha l’obbligo di istituire la contabilità di magazzino, e le scritture devono essere tenute a partire dal secondo periodo d’imposta successivo a quello nel quale, per la seconda volta, entrambi i limiti sono stati superati.

Allo stesso modo, l’obbligo di tenuta cessa dal primo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutivamente, l’ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze non superi i limiti previsti.

La buona notizia, però, è che oggi è possibile gestire un magazzino in modo più veloce, semplice e preciso, grazie alle tecnologie ed alla digitalizzazione, che hanno favorito un processo di automatizzazione delle pratiche.

Vediamo innanzitutto quali sono i vantaggi di una buona gestione del magazzino.

FARE UN INVENTARIO DI MAGAZZINO, I VANTAGGI

Garantire l’efficienza del processo produttivo

Un inventario preciso e periodico permette di tenere sotto controllo le merci evase e ricevute in modo efficace. Tale gestione assicura sempre un servizio veloce e funzionale, a beneficio della soddisfazione dei clienti.

Conoscere le giacenze

Spesso una gestione imprecisa o non costante causa dei dubbi circa le giacenze, con tutte le problematiche che ne derivano. È sufficiente essere più meticolosi nel tracciare le operazioni e dedicarsi periodicamente ad una verifica generale, per assicurarsi di avere la situazione sotto controllo.

COME FARE UN INVENTARIO DI MAGAZZINO, MODALITÀ E STRUMENTI

Esistono diverse modalità per fare un inventario di magazzino. Tali modalità dipendono dalle dimensioni e dalla complessità dell’attività che si sta gestendo.

Carta, penna e calcolatrice: un metodo tradizionale, ma spesso funzionale per tenere sotto controllo il magazzino. Chiaramente, tale metodo si rivolge ad attività che dispongono di un magazzino ridotto e di un numero limitato di prodotti.
Per creare l’inventario attraverso questo metodo, bisogna innanzitutto suddividere i prodotti in categorie, dopodiché va effettuata un’ulteriore suddivisione per indicare i prodotti che si esauriscono con maggiore velocità, in modo da tenere d’occhio le categorie che richiedono riordini più frequenti. Inoltre, è opportuno indicare accanto ad ogni macro categoria anche i nominativi dei fornitori ed il livello di scorta minimo richiesto.
A questo punto, non resta che etichettare gli scaffali e catalogare i prodotti, creando delle tabelle che possano rispecchiare la suddivisione fisica all’interno del magazzino. Ad esempio, è possibile indicare per ogni prodotto la categoria di appartenenza, la data di arrivo, il costo, la quantità e così via.
È importante assicurarsi di aggiornare periodicamente il foglio, in modo da non incorrere in errori.

Foglio Excel: una pratica semplice e veloce per gestire il magazzino, in assenza di un software gestionale.
Si tratta di un metodo utile perché permette di avere alla fine dell’anno delle tabelle riassuntive dettagliate che agevoleranno i controllo al termine dell’esercizio.
Per creare l’inventario di magazzino con Excel, bisogna innanzitutto utilizzare tre diversi fogli:
– uno per i prodotti, dove riportare l’elenco dei prodotti con relative informazioni;
– uno per le operazioni relative al carico, con data di arrivo e quantità presente in magazzino;
– uno per l’evasione della merce.
Nel caso si parli di un’attività che tratti sia prodotti semilavorati che prodotti finiti, è opportuno utilizzare tre fogli per ognuna di queste categorie.
A questo punto, bisogna collegare i fogli tra loro per una visione d’insieme che aiuti ad evitare il rischio di errori e ritardi.
È possibile automatizzare le operazioni attraverso un pratico menù a tendina, utile per selezionare i prodotti relativi all’ordine da evadere.
Vi sono diversi modelli di fogli Excel precompilati che è possibile reperire online ed iniziare ad usare subito. La cosa importante, anche in questo caso, è mantenere i fogli sempre aggiornati.

Software di gestione magazzino: la scelta ideale per ogni esigenza di gestione, pratica, veloce e precisa.
Grazie ad un software di gestione magazzino, è possibile tenere sotto controllo ogni operazione interna al magazzino, semplificando notevolmente il lavoro, ed automatizzando diversi processi che richiedono tempo e risorse preziose.
Il controllo delle giacenze con un software di gestione è costantemente aggiornato, e questo velocizza enormemente le operazioni di calcolo al termine dell’esercizio.
Il software gestionale permette inoltre di tenere traccia dello storico, così da poter risalire ad eventuali errori in modo semplice e veloce.
Da non sottovalutare, inoltre, la possibilità di personalizzare lo strumento a seconda delle necessità aziendali e dei singoli flussi produttivi.

Logika Software propone Mago4 gestionale, un software in grado di gestire in modo ottimale il magazzino, agevolando i processi e semplificando l’esperienza di gestione per tutto il team, senza rinunciare a precisione e funzionalità.

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Magazzini verticali: si tratta a tutti gli effetti di magazzini automatici che permettono di automatizzare i processi in magazzino. Il sistema consiste in strutture alte fino a 16 metri, all’interno delle quali si muovono cassetti che possono contenere fino a 990 Kg, il tutto attraverso un elevatore interno che li porta alla baia di carico.
Tale soluzione può anche essere integrata ad un software gestionale, permettendo così un’organizzazione ed un’automatizzazione di alto livello.