Cambiare il gestionale: tutti i fattori da tenere in considerazione

Con il passare degli anni e con l’evoluzione dei sistemi operativi e delle tecnologie, ci si può trovare di fronte alla necessità di cambiare il gestionale per affidarsi ad un software più adatto alle nuove esigenze aziendali ed aggiornato con le ultime novità.
Effettuare questo cambiamento non è sicuramente facile, non solo perché impone una riorganizzazione della gestione aziendale, ma perché le proposte sono molto numerose e conoscere qual è la soluzione adatta al proprio caso non è qualcosa di immediato. Vediamo quindi quali sono i fattori da considerare nella scelta del nuovo gestionale e come indirizzarsi verso la soluzione più appropriata alle nostre esigenze.

Cambiare il gestionale, i fattori da considerare

Anche se parliamo ormai di uno strumento utilizzato da molti anni, c’è ancora una certa difficoltà a comprendere il valore e le opportunità che un dato software gestionale può offrire. Spesso perciò, si tende ad affidarsi al fattore fiducia, scegliendo di adottare software suggeriti da altri professionisti, che magari non hanno le stesse esigenze, o valutando software utilizzati dalla concorrenza senza preoccuparsi di verificare il grado di soddisfazione.
Chiaramente, la scelta del gestionale adatto non può dipendere esclusivamente da tali considerazioni, poiché si tratta di scegliere uno strumento che nei prossimi dieci anni avrà un impatto determinante su ogni aspetto della gestione aziendale, dall’amministrazione, al settore produttivo, fino all’area commerciale.
Vale perciò la pena soffermarsi con maggiore oggettività e serietà nella scelta, perché da ciò dipende il futuro dell’intera azienda.
Il punto di partenza può essere quello di porsi le domande giuste, che possono portare ad una scelta più consapevole e meditata.

1. A chi affidare la scelta?

In genere, esiste una figura professionale dedicata, che ha il compito di formare, coordinare le diverse aree aziendali ed interfacciarsi con Direzione Aziendale e fornitori. Tuttavia, nella gran parte delle PMI, non vi è la possibilità di avere un responsabile con esperienza specifica, per cui è consigliabile quantomeno affidarsi ad un consulente con una buona conoscenza di gestionali ed ERP e che sia ben ferrato sulle soluzioni presenti sul mercato. Inoltre, è importante coinvolgere non soltanto i responsabili amministrativi ed il titolare ma anche i responsabili di ogni area aziendale: sono questi, infatti, a conoscere ogni criticità e ad avere una visione più palpabile delle reali esigenze dell’azienda.

2. C’è un iter da seguire nella scelta del software?

Per iniziare la ricerca del software più adatto alle proprie esigenze, occorre innanzitutto procedere con un’analisi delle motivazioni che hanno portato alla scelta di cambiare il gestionale, definendo quindi i benefici che ci si aspetta di avere dal cambiamento. A questo punto, si procede all’individuazione delle aree con i processi più critici e, formato un team ad hoc, si passa ad intervistare ogni responsabile di reparto, raccogliendo dunque più informazioni possibili sugli obiettivi e sui miglioramenti da effettuare. Al termine di questa fase, è utile redigere un documento riepilogativo con tutto il processo di analisi effettuato.
A questo punto, sarà anche più semplice ed intuitivo definire un budget complessivo.

Il secondo step prevede la valutazione dei prodotti/bran da inserire nella selezione del software e la qualificazione dei partner o dei rivenditori da abbinare ai prodotti selezionati.
Si pianificano dunque degli incontri per una valutazione tecnico/funzionale ed una DEMO che permetta di verificare se tutti gli obiettivi prefissati sono soddisfatti, e si procede alla valutazione delle offerte economiche, fino alla scelta più adatta.
Una volta scelto il software gestionale che fa a caso nostro, è importante definire fin da subito alcuni dettagli fondamentali:
– Fissare date utili di inizio lavori;
– Definire un piano operativo con relativo programma delle attività di progetto;
– Definire i team di progetto ed i ruoli specifici;
– Programmare delle riunioni di aggiornamento e di controllo circa lo stato di avanzamento, le tempistiche ed i costi stabiliti da contratto.
– Definire con attenzione le clausole contrattuali, facendo attenzione che tutelino entrambe le parti.

3. Come valutare i fornitori?

Non esistono regole specifiche che permettano di dare un valore univoco ad un dato fornitore. La soluzione migliore è, come spesso accade, utilizzare un po’ di buon senso.
Valutiamo aspetti come le dimensioni e la complessità aziendale (ricordando che le grandi aziende multinazionali non possono adattarsi a realtà più modeste come quelle delle PMI); la presenza o meno di sedi estere, che potrebbe comportare l’adozione di un software internazionale; il budget di partenza, che aiuta a capire in prima istanza se rientra nei propri standard o meno. Utilissimo considerare il settore merceologico di appartenenza che, se specifico, richiede il rispetto di processi e normative affrontabili solo con soluzioni verticali.
In relazione a queste variabili, bisogna effettuare una ricerca di mercato per trovare i prodotti giusti che, almeno ad un primo impatto, sembrano offrire gli standard che ci si aspetta di ottenere.

Scegliere la Software House giusta è tanto importante quanto scegliere il software giusto.
Ogni gestionale ha alle spalle una software House che si occupa dello sviluppo, degli aggiornamenti e delle evoluzioni tecnologiche. È importante perciò che il partner che si sceglierà di acquisire e che si occuperà di supportare il nuovo gestionale aziendale sia affidabile e competente.

4. Selezione dell’ERP, quali criteri devo considerare?

Come si fa a valutare le diverse soluzioni sul mercato? Affinché il software in esame si possa considerare di qualità, è necessario che rispetti una serie di criteri:
– Una buona demo: una buona dimostrazione del prodotto è sicuramente un elemento fondamentale per valutare l’efficacia e il valore della soluzione che si sta vagliando;
– Referenze: è molto utile chiedere una lista delle referenze di aziende che già utilizzano il software da diverso tempo, valutando il grado di soddisfazione;
– Valutazione delle offerte: più l’offerta del progetto risulta chiara e comprensibile, maggiori sono le possibilità di trasparenza.

Cambiare il gestionale, perché affidarsi a Mago4

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