LEGGI LE RISPOSTE ALLE DOMANDE PIÙ FREQUENTI SULLA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma che gestisce gli scambi tra fornitori e Pubblica Amministrazione. Dal 06.06.2014 tutte le fatture elettroniche devono transitare attraverso l’SdI, che ricopre quindi il ruolo di “postino”.
Effettua una serie di controlli formali, notifica eventuali problemi e, qualora sia tutto a posto, inoltra le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il SdI non ha alcun ruolo amministrativo e non si occupa dell’archiviazione e conservazione delle fatture. Il SdI si occupa anche di gestire la trasmissione delle notifiche da e verso la PA.
La firma digitale è uno degli strumenti utili a garantire al documento informatico il requisito di Autenticità. Per la fattura PA è l’unico strumento accettato.
Un complesso sistema di regole e procedure, regolamentato dalla normativa italiana, che assegna al documento informatico la stessa valenza fiscale e civilistica del documento cartaceo.
La conservazione digitale deve garantire ai documenti conservati i requisiti di A.I.L.: Autenticità, Immodificabilità e Leggibilità
I documenti informatici fiscalmente rilevanti, come le fatture elettroniche, devono obbligatoriamente essere conservati secondo le regole tecniche di cui al DMEF 03.12.2014
La fattura PA, in quanto fattura elettronica deve quindi essere sottoposta a conservazione digitale a norma.
Il “soggetto trasmittente” è il soggetto che sta trasmettendo materialmente il file Fattura PA al Sistema di Interscambio (può coincidere con il fornitore oppure con altro soggetto da questi incaricato alla trasmissione). A questo proposito è bene evidenziare che il Progressivo unico di Invio corrisponde al progressivo univoco che il soggetto trasmittente attribuisce ad ogni file che inoltra al Sistema di Interscambio.
Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma che gestisce gli scambi tra fornitori e Pubblica Amministrazione. Dal 06.06.2014 tutte le fatture elettroniche devono transitare attraverso l’SdI, che ricopre quindi il ruolo di “postino”.
Effettua una serie di controlli formali, notifica eventuali problemi e, qualora sia tutto a posto, inoltra le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il SdI non ha alcun ruolo amministrativo e non si occupa dell’archiviazione e conservazione delle fatture. Il SdI si occupa anche di gestire la trasmissione delle notifiche da e verso la PA.
Il nuovo regolamento sulla fatturazione elettronica PA prevede l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata al fine di garantire alla fattura integrità, attestazione della data ed autenticità dell’origine.
Il servizio FATT-PA Namirial prevede l’emissione per conto terzo, ovvero l’attività di un terzo delegato ad emettere fattura per conto del Cedente/Prestatore (Operatore Economico) prevista dall’art. 21 del d.P.R. 633/1972 e richiamata dal regolamento di cui al DM 3 Aprile 2013 n. 55.
Nel contratto FATT-PA il terzo delegato per l’emissione per conto terzi è Namirial SpA fermo restando la piena assunzione di responsabilità degli Operatori Economici circa la correttezza, la completezza, la veridicità, l’ordine cronologico e l’assenza di soluzione di continuità di tutti i dati, informazioni e documenti inseriti nel servizio web dell’Intermediario per ciascun periodo d’imposta e per il registro sezionale Iva adottato in contabilità.
Nel caso di emissione per conto terzi, la FatturaPA deve contenere l’indicazione che la stessa sia “emessa, per conto del cedente o prestatore, da un terzo” (articolo 21, c. 2, lettera h.) secondo le specifiche indicate.
La norma precisa, altresì, che il cedente/prestatore continua ad essere responsabile delle violazioni, connesse all’emissione della fattura.
Con la compilazione e la sottoscrizione della Richiesta di Attivazione Servizio dell’Operatore Economico il Cliente Cedente/Prestatore autorizza preventivamente il terzo Namirial SpA all’emissione delle FatturePA. Le parti concordano nel contratto e prendono atto che la procedura di emissione adottata prevede la consegna da parte del Committente o dell’Operatore Economico degli elementi caratterizzanti l’operazione da fatturare, dei dati relativi al contenuto della fattura sia obbligatori che opzionali ma necessari in quanto richiesti espressamente dalla PA destinataria, del rispetto dell’obbligo di numerazione progressiva e dell’ordine cronologico nelle fatture inviate.
Il servizio FATT-PA prevede che l’utente possa accedere via web ai documenti conservati eseguendo ricerche e consultazioni.
Ai fini dell’esibizione, su richiesta dell’utente autorizzato, il sistema di conservazione restituisce uno o più pacchetti di distribuzione secondo le disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013 e del DM 17 giugno 2014.
Ai fini degli obblighi fiscali, la norma di riferimento è la seguente:
Art. 5, comma 2, DM 17 giugno 2014 – Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.
Sul requisito della univocità della numerazione delle fatture non si fa differenza tra gestione fatture elettroniche e quelle cartacee, c”è piena parità e quindi per non sbagliare basta far riferimento alla Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 1/E del 10 gennaio 2013 Articolo 21, comma 2, lettera b), del D.P.R. n. 633 del 1972 ñ Chiarimenti in materia di numerazione del fatture.
Nella pratica confermiamo che è possibile ripartire da 1 e quindi continuare ad adottare il sistema di numerazione progressiva per anno solare, in quanto l’identificazione univoca della fattura è, anche in tal caso, comunque garantita dalla contestuale presenza nel documento della data che, in base alla lettera a) del citato articolo 21, costituisce un elemento obbligatorio della fattura.
Inoltre, non vi sono criticità in merito alle verifiche da parte del Sistema di Interscambio, in quanto le verifiche al fine di intercettare un accidentale re-invio della stessa fattura (fattura duplicata nel medesimo anno di emissione), per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una notifica di scarto oppure di rifiuto da parte del destinatario. Il SdI controlla che la fattura che sta esaminando non sia stata già trasmessa ed elaborata, in relazione ai seguenti dati contenuti all’interno della fattura:
– identificativo cedente/prestatore;
– tipologia documento;
– anno della data fattura;
– numero fattura.
NO, a partire dall’attivazione della fatturazione elettronica (31.03.2015), l’unico documento fiscalmente rilevante, sia per l’emittente che per il destinatario, è l’XML firmato e inviato tramite SdI.
NO. Il momento di emissione di una fattura cartacea o elettronica è regolamentato dal DPR 633/1972 art. 6: “la fattura va emessa al momento di effettuazione dell’operazione”.
Non è quindi possibile emettere oggi fatture in formato “elettronico” per recuperare l’eventuale emissione in forma cartacea avvenuta precedentemente.
No, l’emissione di fattura elettronica riguarda solo i possessori di Partita IVA.
Il fornitore estero, privo di Partita IVA italiana non è obbligato ad emettere e trasmettere fattura elettronica tramite il portale. Può continuare a produrre e trasmettere la fattura in formato cartaceo.
Secondo quanto previsto dal DPR IVA 633/72 art. 21 comma 1, la fattura può essere emessa anche da un terzo soggetto:
Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, fermo restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo.
Questa eventualità viene indicata in fattura con la dicitura “Emissioni in nome e per conto”.
Le fatture elettroniche, al pari delle fatture cartacee e degli altri documenti inerenti l’attività d’impresa, devono essere conservate, ai fini civilistici, per un minimo di 10 anni ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile. Tale obbligo permane e deve essere osservato anche dopo la chiusura della partita IVA.
I vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica sono molteplici:
Riduce il tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche dei documenti,
Elimina i ritardi ed i disguidi determinati dalla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere;
Elimina il tempo per richiedere informazioni sul contenuto delle fatture e/o copie delle stesse;
Riduce i costi per l’archiviazione e la successiva distruzione dei documenti contabili e fiscali, qualora implementato il processo di conservazione sostitutiva del ciclo passivo; Riduce e velocizza il processo di disputa;
Un’impresa che automatizza il proprio processo di fatturazione puù ottenere un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza e verrà preferita da partner commerciali che già lavorano in gran parte per via elettronica;
Il personale addetto a mansioni a basso valore aggiunto come l’inserimento manuale delle informazioni presenti nelle fatture, potrà focalizzarsi in misura maggiore sull’assistenza clienti, sull’ottimizzazione dei processi, aumentando la produttività e migliorando cosÏ la comunicazione interna ed esterna;
Viene ridotto il rischio operativo grazie alla riconciliazione automatica dei dati e ai processi di autorizzazione che includono i controlli su i dati della fattura;
La Fattura Elettronica è amica dell’ambiente: meno carta prodotta, meno CO2 consumata.
La Conservazione Digitale a norma della Fatture Elettroniche è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Non è sufficiente firmare una Fattura PA per conservarla; è infatti necessario anche applicare una marca temporale per rispettare le regole espressamente indicate dal legislatore.
La Marca Temporale è un servizio che permette di datare in modo certo e legalmente valido un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale D.lgs 82/2005).
Ogni eventuale file allegato alla fattura viene codificato all’interno dell’Xml e trasmesso alla PA, che lo riceverà come allegato nella modalità prevista.
La fattura elettronica prevede l’inserimento delle stesse informazioni che erano necessarie per quella cartacea; in aggiunta a queste, è necessario indicare il codice univoco ufficio ( CUU ) della PA destinataria di fattura. Il codice è comunicato al fornitore dalla Pubblica Amministrazione di riferimento e puù essere reperito consultando l’Indice delle PA
No. È possibile conservare in un altro stato solo le fatture elettroniche, e non le scritture contabili. L’art. 39 terzo comma del DPR 633/72 dispone che “Il luogo di archiviazione delle stesse può essere situato in un altro stato a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza”, riferendosi, appunto, alle sole fatture elettroniche.
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