CRM e smart working: intervista ad Alberto Saccardo

L’adozione del sistema di smart working da parte delle aziende, a causa delle restrizioni in materia di Covid-19, ha sollevato non poche problematiche circa il rispetto degli standard di lavoro precedenti alla pandemia. Con il passaggio allo smart working, infatti, lo scambio di informazioni e la gestione dei processi lavorativi sono diventate attività più difficili e lente del solito, con un impatto decisamente negativo sulla produttività aziendale.

Per superare tali problematiche, è necessario affidarsi ad uno strumento capace di condividere in modo immediato le informazioni, storicizzarle e creare una logica lavorativa più agile ed immediata: un CRM completo ed intuitivo, che consente di digitalizzare ed automatizzare i processi lavorativi aziendali per adattarli con efficienza allo smart working.

Per comprendere al meglio i vantaggi che derivano dal binomio CRM e smart working, leggiamo l’intervista ad Alberto Saccardo, CEO presso la sede di Milano di Logika Software, che ha trovato in VTEnext la soluzione ideale per semplificare ed ottimizzare il lavoro aziendale in smart working.

CRM e Smart Working, intervista ad Alberto Saccardo.

• Cominciamo dal vostro business, di cosa vi occupate?

Logika Software opera da circa 30 anni nel settore informatico e si dedica alla vendita ed al supporto per gestionali ERP; siamo infatti partner ufficiale Zucchetti e rivenditori di Mago4. Tra gli altri servizi offerti abbiamo soluzioni per la fatturazione elettronica, ecommerce, CRM, con VTEnext, e forniamo consulenza in materia di digitalizzazione dei processi aziendali.

Logika Software ha tre sedi: Mestre, Pordenone e Milano, dove io ho il ruolo di CEO della sede di Milano e mi occupo della parte commerciale, dell’espansione di mercato e della Customer Care.

• Veniamo quindi al tema principale: quali sono le problematiche riscontrate nel momento in cui avete avuto la necessità di adottare lo smart working?

Inizialmente, dover lavorare da remoto con così poco preavviso e dover coordinare l’attività di 30 persone sparse su tutto il territorio nazionale non è stato facile. Il flusso “spontaneo” di informazioni che si aveva in azienda era compromesso ed i processi lavorativi si erano fatti più lunghi e complessi: in questa situazione, portare avanti il lavoro e soddisfare le esigenze dei clienti portava via più tempo ed energie del solito, con ovvie conseguenze sull’efficienza anziendale.

• Qual è stata la soluzione che vi ha permesso di superare queste difficoltà?

In un primo momento, abbiamo deciso di identificare un metodo per condividere in modo semplice e veloce le informazioni, con l’opportunità di storicizzarle per averle sempre a disposizione. È stato chiaro fin dall’inizio che le comuni email, i supporti di messaggistica e le applicazioni esterne di project marketing non potevano aiutarci in questo senso, poiché non ci consentivano di avere una visione complessiva ed organizzata del lavoro da gestire.  Il rischio di frammentazione delle informazioni e di perdita del dato era molto alto.

Utilizzavamo già VTEnext internamente come CRM, essendone anche rivenditori, e la presa di coscienza di queste problematiche ci ha permesso di approfondirne maggiormente la conoscenza, sfruttando a nostro vantaggio tutte quelle funzionalità che ben si prestano ad agevolare lo smart working.

Nei primi tempi, occorrevano delle call settimanali per identificare tali funzionalità e studiarle a fondo, in modo da trasmetterne l’utilizzo a tutti gli utenti. Abbiamo fissato degli obiettivi precisi, seguendo una logica step by step, e alla fine siamo riusciti a raggiungere lo scopo: abbiamo eliminato lo scambio di email interne e abbiamo eletto VTEnext come unico collettore di informazioni e documenti. Ciò ci ha permesso di avere una storicizzazione puntuale dei dati, l’introduzione di una logica lavorativa agile e l’automazione delle task più ripetitive.

• Quali funzionalità di VTEnext vi hanno aiutato di più?

Sicuramente tra i vantaggi più importanti vi è la chat interna e la possibilità di poter relazionare l’email ai moduli internamente utilizzati come commesse e pianificazioni. Grazie a questo sistema, le informazioni vengono custodite in un unico database, correttamente storicizzate e facilmente condivisibili. Ciò ci ha permesso non solo di abbattere non soltanto il problema della distanza fisica, ma anche di abbandonare quei canali di comunicazione che aumentavano il rischio di perdita dei dati.

Molto utile anche l’opportunità di digitalizzare ed automatizzare i processi aziendali,  con il BPMN, che ci ha permesso di delineare flussi di lavoro chiari e condivisi.

• Quali processi critici siete riusciti a digitalizzare o automatizzare?

Attraverso una sincronizzazione ulteriore con Mago, il nostro software gestionale, siamo riusciti ad automatizzare il processo di evasione dell’ordine, la gestione delle commesse  in generale e la gestione degli appuntamenti dei tecnici. Si tratta di cambiamenti che volevamo già fare e che il lockdown, in un certo senso, ha reso finalmente possibile.

Complessivamente, l’adozione dello smart working non ha rappresentato un ostacolo all’implementazione. Anzi: diversi utenti erano più propensi ad adottare questa metodologia, poiché rendeva più chiari e definiti i compiti giornalieri. Seguendo una logica step by step, il cambiamento è stato graduale e ha dato il tempo a tutti di adattarsi, con risultati ottimi.

• Dunque, quali sono i vantaggi complessivi che avete avuto nell’adottare questa nuova metodologia di lavoro con VTEnext?

Scambio di informazioni più veloce, storicizzazione dei dati, un maggiore coordinamento fra le diverse risorse aziendali. Per quanto riguarda la sede di Milano, ci ha permesso di effettuare il lavoro in smart working in modo facile ed efficace per buona parte del 2020.