COME SCEGLIERE
IL SOFTWARE
GESTIONALE?

GUIDA PRATICA
PER DECIDERE
IN AUTONOMIA.

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1- IL TUO GESTIONALE È OBSOLETO? 6 INDICATORI

La necessità di cambiare il proprio gestionale e l’infrastruttura informatica che governa l’azienda può nascere per diversi motivi:

  • Fattori Esterni, obsolescenza stessa del programma e lo stato del partner che lo aggiorna.

In questi decenni di digitalizzazione molte piccole software house hanno frammentato il mercato con migliaia di soluzioni diverse, queste a un certo punto del loro ciclo di vita sono state acquistate da gruppi più grandi o sono semplicemente sparite: questo  porta a un’instabilità generale continua che genera nuova domanda di sistemi informatici tra le imprese.

  • Fattori Interni, derivanti dalla crescita e dalle nuove esigenze aziendali.

Il bisogno continuo di nuove funzionalità, aggiornamenti e cambi drastici dell’organizzazione interna richiedono un software adatto alle nuove necessità: nell’impossibilità di adattarlo per rispondere ai nuovi requisiti alla fine si decide di cambiarlo.

Ma quindi come capire se il tuo gestionale è obsoleto? Se ti riconosci nelle casistiche sopra citate è già arrivato il momento di cambiare.

Puoi inoltre approfondire con questi 5 punti:

1- INTEGRAZIONE TRA I REPARTI

Reparti diversi della stessa azienda – ad esempio magazzino e amministrazione – non comunicano in maniera ottimale generando una continua mancanza di sincronizzazione dei dati e coordinazione organizzativa.

2- INTEGRAZIONE CON ALTRI SOFTWARE

Il gestionale attuale non comunica con altri sistemi di cui ti avvali per altre funzioni oppure il tuo partner non riesce a creare un connettore adatto, così si genera un’ulteriore falla nel monitoraggio dei processi.

3- INACCESSIBILE DA SMARTPHONE

Funzionante esclusivamente sul pc aziendale e dopo lunghe procedure di accesso, così è impossibile organizzare il lavoro da remoto.

4- USO INOPPORTUNO DI EXCEL

Per sopperire alla mancanza di alcune funzionalità si fa un uso inopportuno di fogli excel, con tutti i problemi che possono derivarne.

5- COSTI NON CHIARI

Tra aggiornamenti, canoni, costi di infrastruttura, ore di formazione e assistenza alla fine i conti non tornano e non puoi quantificarne il costo.

6- FORMAZIONE E ASSISTENZA

Quando si verifica un problema l’assistenza è lenta e impreparata sul tuo caso specifico, i lavoratori hanno ricevuto una formazione inadeguata e dopo anni non hanno ancora confidenza con tutti gli aspetti del software.

2- I RISCHI DI SCEGLIERE UN SOFTWARE INADATTO

L’infrastruttura informatica dell’impresa costituisce il pilastro organizzativo dell’azienda, infatti la trasposizione dei processi lavorativi in digitale non è un procedimento fine a sè stesso o “obbligatorio” ma ha il chiaro scopo di generare un’ecosistema in grado di monitorare, analizzare, gestire e poi ottimizzare la quantità e la complessità dei flussi aziendali.

Per questo motivo i limiti del tuo sistema gestionale costituiscono i limiti del tuo stesso lavoro, che si riflettono in una tangibile mancanza di operatività e organizzazione.

Scegliere un software inadatto alla tua realtà ne comprometterà i processi lavorativi, creando problemi invece di risolverli.

In questa guida evidenzieremo i parametri necessari, tutti gli aspetti più determinanti e salienti per poter analizzare e poi decidere autonomamente la soluzione più adatta per la tua impresa.

3 – TIPOLOGIE DI SOFtwARE

Esiste un software per tutto.
È impossibile categorizzarli tutti perchè ormai sono diffusi e coprono tutte le funzioni e i settori, tuttavia qui prenderemo in esame le tipologie più comuni e conosciute al fine di orientarci tra le possibili soluzioni per la tua impresa.

ERP

Enterprise Resource Planning (Pianificazione delle Risorse d’Impresa).
La spina dorsale dell’infrastruttura informatica: nasce per integrare, monitorare e organizzare tutti i reparti aziendali e coinvolgere tutti i processi. Finanza, Contabilità, Produzione, Magazzini, Vendite, Acquisti e molto altro, tutto in un grande unico sistema integrato.

CRM

Customer Relationship Management (Gestione della Relazione coi Clienti)
A differenza di altri software che monitorano i processi interni il CRM si fonda invece sui clienti monitorando in maniera capillare tutti i dati riguardanti vendite, offerte, ordini, leads, campagne marketing, soddisfazione ecc.

MES

Manufacturing Execution System ( Sistema di Esecuzione della produzione)
Il MES è il programma informatico che si occupa dell’esecuzione e del monitoraggio della produzione: integrazione dei macchinari, dispaccio degli ordini, gli avanzamenti in quantità e tempo, il versamento a magazzino ecc sono solo alcune delle funzioni fondamentali.

WMS

Warehouse Management System ( Sistema di Gestione del Magazzino)
Software verticali orientati al governo di tutte le procedure riconducibili al magazzino: codici a barre, giacenze, lotti, spedizioni, carico e scarico merci ecc.

HR

Human resources (Risorse Umane)
Sistema di gestione che organizza tutti gli aspetti legati ai lavoratori: rilevazione presenze, permessi, ferie, rimborsi spesa, formazione, competenze ecc molto utile per far risparmiare tempo a chi si occupa dell’amministrazione.

4- QUALI FIGURE AZIENDALI COINVOLGERE NELLA SCELTA

La figura chiave da coinvolgere nella software selection è sicuramente l’IT Manager, i diversi responsabili del reparto informatico e amministrativo insieme ai titolari.

Tuttavia può non bastare: il cambio del software gestionale è un’occasione per mappare tutti i processi aziendali ed evidenziare i nodi e le criticità di tutta l’impresa, pertanto è buona norma coinvolgere anche i Responsabili degli altri reparti (Magazzino, Produzione, Commerciale ecc.) per avere una visione d’insieme di tutti i bisogni.

Spesso alcuni processi presenti in un’area aziendale vengono gestiti con sistemi “extra-gestionali” (come excel, word, drive o dropbox) perchè il software non copre quelle funzionalità: all’apparenza è tutto nella norma perchè il lavoro procede; tuttavia nulla è monitorato, le informazioni non sono aggiornate e consultabili dall’esterno, c’è il rischio continuo di perdita di dati e disfunzioni di vario genere che di solito accadono facendo un uso improprio e smoderato di questi strumenti.

Il compito di selezionare il software adatto per tutti è sicuramente difficoltoso e richiede una visione d’insieme che una singola figura non può possedere: per questo motivo la sinergia e la rappresentanza delle esigenze dei diversi reparti può aiutarti a trovare il sistema IT adatto per organizzare al meglio il lavoro tutti.

5- ANALISI PRELIMINARE INTERNA

Prima di dedicarsi alla mappatura dei processi è necessario capire quali sono le motivazioni che ti hanno spinto a voler cambiare il tuo gestionale, anche orientandoti con le sezioni precedenti di questa guida: le ragioni sono interne (crescita dell’azienda e bisogno di nuove funzionalità) oppure esterne (software poco aggiornato, assistenza lenta e impreparata)? Questa fase è determinante per capire in quale direzione si vuole procedere e quali fattori incideranno sulla scelta.

Dopo aver coinvolto i diversi referenti dei reparti aziendali (vedi sezione sopra) avremo un quadro generale sulla popolarità della nostra scelta di cambiare il sistema IT: può capitare infatti di trovare alcune figure che si oppongono per diverse motivazioni. Ad esempio non si vuole cambiare modalità di lavoro perchè “si è sempre fatto così”, si ha paura di non trovare confidenza con il nuovo sistema o il timore di essere “monitorati” dal punto di vista lavorativo.

Queste sono tutte motivazioni legittime che vanno supportate e comprese parlando con i referenti che hanno più dubbi e coinvolgendoli maggiormente nella scelta.

A questo punto si può procedere a nominare il capo-progetto e i membri del team incaricati di raccogliere tutte le informazioni, problemi, obiettivi e richieste dai diversi capi reparti: questo gruppo si occuperà infatti di condurre le interviste ai referenti delle diverse aree aziendali seguendo lo stesso modello metodologico, così da avere un quadro uniforme e standardizzato.

In particolare le interviste seguiranno uno schema dove inizialmente si descrive lo stato attuale (problemi, criticità, malfunzionamenti, mancanze) e poi il processo ideale (quali funzionalità si desiderano, quali dati voglio conoscere, come semplificare il lavoro, evitare sprechi ecc).

In questa fase è importante non scendere troppo nel dettaglio degli specifici processi: addentrandoci troppo nel particolare rischiamo di entrare in conflitto con le funzionalità del software che sceglieremo (che spesso sono standard e vengono poi customizzate) pertanto è meglio incasellare i flussi lavorativi in una macroanalisi secondo lo schema esigenza/obiettivo, lasciando poi al partner che conosce il software la discrezionalità sulle procedure più specifiche.

6- MAPPATURA DEI PROCESSI

Ti sarà già capitato di vedere e anche utilizzare schemi simili a questo: questi diagrammi rappresentano la mappatura dei processi che sono una trasposizione grafica dei flussi aziendali.

Hanno il grande pregio di riuscire a schematizzare e rendere chiare le più importanti procedure: partendo dalle informazioni e dai dati raccolti nella fase preliminare interna (vedi sezione sopra) possiamo disegnare ora l’analisi attuale dei nostri flussi, ottimizzarla, renderla più vicina ai nostri obiettivi e ai risultati che vogliamo ottenere, per poi sottoporla ai potenziali partner a cui ci rivolgeremo per il software.

simboli e nomenclatura più comuni

Ti sarà sicuramente capitato di vedere diagrammi complessi e colorati con moltissimi simboli: anche senza conoscerli tutti possiamo avvalerci di quelli principali per ottenere uno schema semplice, chiaro e pulito.

  • Rettangolo: indica una singola azione di una procedura, ad esempio l’inserimento di una fattura.
  • Rombo: rappresenta un processo decisionale, uno snodo che in base alla scelta del supervisore può indirizzare il flusso da una parte piuttosto che dall’altra.
  • Ovale: indica l’inizio della procedura, presente solo dove comincia e dove finisce.
  • Freccia: connessione e direzione di due unità del flusso.

i vantaggi

  • determinare in maniera chiara responsabilità e ruoli
  • evitare procedure ridondanti e improduttive
  • semplificare il coordinamento tra le risorse
  • ottimizzare i tempi di evasione per le funzioni di servizio

Ti consiglio inoltre di schematizzare i flussi in una prospettiva generale, evidenziando solo i nodi più importanti per rendere più chiaro e comprensibile  lo sviluppo del progetto al futuro partner, i dettagli saranno affrontati da quest’ultimo che ha una conoscenza più ampia del software.

7- REQUISITI FONDAMENTALI DEL SOFTWARE

Le soluzioni gestionali sono molteplici, tuttavia per selezionare quella più adatta alle nostre esigenze sarà necessario scegliere solo quella che rispetta questi determinati requisiti, caratteristiche e funzionalità.

suite di applicazioni

Se si ricerca un sistema  esteso capace di gestire integralmente l’azienda è necessario dotarsi di un software contenente diverse applicazioni al suo interno, queste dovranno integrarsi fra loro per creare un’infrastruttura integrata (contabilità, ordini, magazzino, produzione, vendite ecc).

modulare

Per scegliere il gestionale più adatto non bisogna affidarsi a un programma unitario e rigido: il software deve essere modulabile con le diverse funzionalità dissipate tra le sue parti, così potrai scegliere solo i moduli necessari senza pagare per funzioni superflue che non userai.

espandibile

Estensione del principio di modularità: nel momento in cui sorgeranno nuove esigenze al software di base potranno essere implementati nuovi moduli, così non ci sarà il bisogno di cambiare ancora gestionale.

integrabile

Se utilizzi programmi accessori all’interno della tua azienda – ad esempio in determinati reparti – è preferibile che il gestionale di base comunichi con questi ultimi.

La possibilità di integrarsi con altri sistemi – oltre a essere una caratteristica intrinseca del software – dipende dalla capacità del partner di sviluppare i diversi connettori.

personalizzabile

La soluzione perfetta su misura non esiste: per questo il gestionale deve essere predisposto a modificarsi con delle personalizzazioni sulla base delle esigenze aziendali che saranno implementate dal partner.

flessibilità di installazione

Non precluderti nulla sulle modalità di installazione, il programma deve poter essere fruibile in cloud, licenza su server aziendale o PAAS.

internazionale

Se lavori con l’estero questa caratteristica è assolutamente imprescindibile: il sistema IT deve necessariamente gestire tutti gli aspetti legati alla contabilità estera, la valuta e le normative, ultimo e non meno importante essere multilingua.

parametrizzazione degli utenti

Il programma deve avere la possibilità di qualificare gli utenti in funzione del ruolo: titolari, responsabili, lavoratori, collaboratori e altri avranno accesso a visualizzazioni diverse di dati, informazioni sensibili, report ecc.

backup dati

Fattore fondamentale per la sicurezza: nel caso di perdita dei dati (rischio sempre concreto da non sottovalutare) tutte le informazioni devono poter essere recuperabili attraverso la riabilitazione dei backup.

integrabile con ecommerce

La piattaforma ecommerce sulla quale vendi i tuoi prodotti deve essere sincronizzata con le effettive giacenze e disponibilità del magazzino: senza questa integrazione si incorre in moltissimi rischi da sincronizzazione “manuale” con tutti i prevedibili disastri che possono derivarne.

software house

Non solo il prodotto: bisogna considerare anche la software house che l’ha sviluppato, la sua autorità nel settore e il partner che fornisce la soluzione.

Approfondiremo questa questione nel dettaglio nel prossimo capitolo.

8- LA SCELTA DEL PARTNER

La software selection è un procedimento difficoltoso già di per sè senza che si aggiunga questa variabile critica: la scelta del partner.

Questo fattore non è assolutamente da mettere in secondo piano, anzi: insieme al prodotto il fornitore gestirà il progetto per la creazione  dell’infrastruttura IT, la sua corretta installazione, la formazione dei lavoratori al suo utilizzo, tutti gli aspetti legati alle personalizzazioni e l’assistenza tecnica; per questo non si può sbagliare.

Quali sono i requisiti che deve avere il partner idoneo?

referenze

Per cominciare bisogna partire dalle referenze: quali imprese si affidano al partner in esame? Da quanto tempo?

Questo importante fattore di riprova e riconoscimento sociale rappresenta in parte una garanzia di solidità, fiducia e competenza.

reparto tecnico

A questo proposito i tecnici che si occupano del progetto non devono avere solo competenze in ambito informatico ma anche manageriale, contabile, gestionale ecc poichè si occuperanno attivamente della corretta implementazione del software sui flussi aziendali, con cui bisogna avere confidenza.

reparto sviluppo

Come già accennato sarà il reparto sviluppo a occuparsi di tutte le personalizzazioni del software, fondamentali per completare in maniera capillare l’architettura IT.

Il reparto deve essere ricco e variegato dal punto di vista delle competenze.

autorità

Il partner deve avere un lungo e consolidato rapporto con la casa madre che fornisce il prodotto, così da avere la massima priorità nel caso di qualsiasi esigenza.

qualità dell’assistenza

Quando le cose non vanno la qualità dell’assistenza è un parametro fondamentale per scegliere il partner giusto: tempestività, competenza e qualità sono di primaria importanza per risolvere velocemente problemi e ricevere aiuto. Per verificare la qualità dell’assistenza ci si può affidare alle recensioni di Google o direttamente sul sito dell’azienda e controllare se hanno un sistema di rating.

9- COME DEVE ESSERE UNA DEMO EFFICACE

Ora abbiamo un quadro generale delle funzionalità necessarie e degli obiettivi grazie all’analisi preliminare interna e alla mappatura dei processi, abbiamo selezionato i partner che soddisfano i requisiti sopra citati ed è ora il momento di toccare con mano le potenzialità del software che ci presenteranno.

Navigando su siti e consultando brochure ogni gestionale sembra super-completo, facile da usare, economico e capace di fare tutto, ma durante la presentazione si arriva alla prova dei fatti.

Quindi come deve svolgersi una demo per presentare correttamente il prodotto?

DA EVITARE:

Ci sono sicuramente certe modalità di presentazione da evitare: slides, powerpoint e pdf statici che mostrano il funzionamento del programma senza neanche avviarlo sono assolutamente da scartare per non rischiare di acquistare un prodotto “a scatola chiusa”.

Lo stesso vale per le demo  programmate con la scaletta, unilaterali e autoreferenziali, dove chi presenta il software si dilunga in infiniti monologhi dove l’attenzione cala dopo poche ore.

COME DEVE PROCEDERE

Il confronto e la personalizzazione sono i cardini della corretta dimostrazione delle potenzialità del gestionale: la demo deve essere si programmata ma basarsi nei contenuti su ciò che richiediqui serviranno i risultati delle precedenti analisi, della mappatura dei processi e gli incontri preliminari– in modo da vagliare insieme tutti gli aspetti salienti del progetto.

In questo frangente è sicuramente necessario anche il confronto: la demo deve essere interattiva, devi poter vedere il funzionamento del programma dal vivo  e devi poter incalzare i tecnici con domande, dubbi e dettagli.

10- GESTIONE DEL BUDGET

Il budget è sempre una questione complessa da affrontare. 
Già dalle prime analisi infatti si pensa alla quantità di risorse da destinare alla nuova infrastruttura informatica, tuttavia qualsiasi cifra si avrà in mente  questa si fonderà solo ed esclusivamente sul nostro budget disponibile e non sugli altri fattori che incideranno effettivamente sul costo del progetto.
È pertanto necessario dissociarsi dai nostri pregiudizi (cioè la nostra quantità di risorse disponibili) e concentrarsi sui precedenti passaggi di questa guida per identificare quali sono le nostre necessità e obiettivi e focalizzarsi sulle possibili scelte.
Fatto questo avremo una serie di preventivi di potenziali partner opportunamente selezionati che ci hanno fornito la soluzione sulla base delle nostre richieste: a questo punto conosceremo qual è il reale costo medio della nuova infrastruttura informatica gestionale poichè avremo avuto un vero confronto con le imprese che forniscono le diverse soluzioni.
Nel caso queste cifre si discostassero di molto da quello che è il nostro budget si può procedere in due modi:
  • Prioritizzazione delle funzioni: rinunciando alle funzionalità più superflue sgonfieremo il preventivo, infatti se i vantaggi portati dal software hanno un impatto sulla produttività  inferiore al suo costo potremo rinunciare senza troppi indugi a determinate funzionalità. Se una data estensione o modulo ci permette di risparmiare giornate intere di lavoro il suo valore si calcola in base al tempo risparmiato (cioè il costo orario del lavoratore che impiega un determinato numero di ore per svolgere la procedura e così via).
  • Condurre un’analisi costi-benefici simile a quella specificata (cioè calcolando l’impatto sulla produttività dei vantaggi del software e relazionarlo al suo costo) e nel caso quest’analisi avesse esito positivo (i benefici superano i costi) allora considereremo il software un investimento e non un costo, uno strumento in grado di far crescere realmente l’impresa.
In ogni caso è necessario finanziare queste spese anche con gli incentivi che veicolano e facilitano la digitalizzazione, nel prossimo capitolo vedremo tutte le aliquote e gli strumenti.

11- INCENTIVI PER IL SOFTWARE

Con la legge di bilancio 2022 si riconferma la linea del governo che in questi anni ha agevolato le imprese nell’acquisto di beni materiali (nuovi macchinari, strumenti ecc) e immateriali, come software e sistemi digitali.

  • CREDITO DI IMPOSTA del 20% del valore del bene immateriale per gli investimenti fino a 1.000.000 euro per anno.

Tutte le imprese residenti nel territorio dello Stato possono accedere al credito d’imposta 2022-25, a prescindere dalla forma giuridica, dal settore economico di appartenenza, dalla dimensione e dal regime fiscale.

come usufruire del credito di imposta

Il credito d’imposto viene goduto come compensazione su F24 con l’uso dei 6 NUOVI codici tributo istituiti con la risoluzione dell’AdE n. 3/E del 2021 per utilizzare in compensazione i bonus previsti dalla legge di Bilancio 2020 e dalla legge Bilancio 2021 e 2022.

L’agevolazione verrà goduta dall’impresa in 3 quote annuali  di pari importo a decorrere dall’anno di interconnessione dei beni.

Le aziende che usufruiscono di tali misure effettuano una comunicazione al Ministero dello Sviluppo Economico (MISE). Con apposito decreto direttoriale del Ministero dello sviluppo economico sono stabiliti il modello, il contenuto, le modalità e i termini di invio della comunicazione in relazione a ciascun periodo d’imposta agevolabile.

I modelli di comunicazione sono stati resi disponibili solo il 20 ottobre 2021.

L’agevolazione verrà poi goduta dall’impresa come credito di imposta utilizzabile, solo in compensazione con il mod. F24, in 3 quote annuali di pari importo a decorrere dall’anno di interconnessione dei beni.

12- COME SCEGLIERE IL SOFTWARE GESTIONALE? PARLANE CON NOI!

Logika SoftwarePartner Zucchetti-  da 30 anni opera in tutto il Triveneto e in Lombardia e  collabora con più di 400 imprese fornendo software e servizi digitali.

Abbiamo condensato la nostra esperienza in questa guida per aiutarti a compiere una scelta autonoma e consapevole sul tuo sistema gestionale.

Vuoi approfondire ancor di più questi temi? Puoi avere un’ora di consulenza gratuita con un membro del nostro team che ascolterà tutte le tue esigenze e obiettivi.

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